Transparence salariale : les informations à délivrer aux salariés

En application du droit européen, l’employeur doit délivrer aux salariés « les principales informations relatives à la relation de travail ».

Les dispositions du décret n°2023-1004 du 30 octobre 2023 codifiées aux articles R. 1221-34 à R. 1221-41 du Code du travail sont entrées en vigueur le 1^er novembre 2023. Elles énumèrent les différentes informations que doit fournir l’employeur au moment de l’embauche.

Elles s’appliquent non seulement aux salariés embauchés à compter du 1^er novembre 2023 mais également aux salariés recrutés avant cette date.

Pour mémoire, la directive européenne 2019/1152 du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne a été transposée en droit interne par la loi 2023-171 du 9 mars 2023 portant diverses dispositions d’adaptation du droit français au droit de l’Union européenne, laquelle impose à l’employeur une obligation d’information renforcée envers les salariés.

La loi avait créé un nouvel article L. 1221-5-1 dans le Code du travail disposant que « L’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail ».

Le décret d’application du 30 octobre 2023 précise ainsi les informations qui doivent être communiquées au sein du nouvel article R. 1221-34 du Code du travail :

• L’identité des parties à la relation de travail ;
• Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
• L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
• La date d’embauche ;
• Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ;
• Dans le cas du salarié temporaire mentionné à l’article L. 1251-1, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;
• Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
• Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1
• La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ;
• La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
• Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3, indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
• La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence lorsqu’il est fait application des dispositions des articles L. 3121-41 à L. 3121-47, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;
• Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ;
• Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

Le décret prévoit deux délais différents selon les informations à communiquer (art. R. 1221-35 C. trav.) :

1. Dans les 7 jours calendaires à compter de l’embauche pour les informations relatives à l’identité des parties, aux lieux de travail, au poste, à la date d’embauche, à la date de fin ou à la durée de CDD, à la période d’essai, à la rémunération et à la durée de travail.

2. Dans le délai d’un mois suivant l’embauche pour les autres informations.

Pour les salariés recrutés avant le 1^er novembre 2023, ils peuvent en demander communication à tout moment auprès de leur employeur, lequel est tenu d’y répondre dans le délai de 7 jours calendaires ou dans le mois suivant l’information concernée.

Il est prévu des informations complémentaires pour les salariés envoyés à l’étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives (art. R. 1221-36 C. trav.) :

• Le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue,
• La devise servant au paiement de la rémunération,
• Le cas échéant, les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées,
• Des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.

Quant au salarié détaché dans le cadre d’une prestation de services dans un autre Etat membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, il est, en outre, informé :

• De la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable de l’Etat d’accueil,
• Le cas échéant, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture,
• De l’adresse du site internet national mis en place par l’Etat d’accueil où figure les informations détaillées sur les conditions de travail et d’emploi applicables aux travailleurs détachés sur leur territoire.

Concernant les modalités d’information, la communication peut se faire sous format papier par tout moyen conférant date certaine ou sous format électronique sous réserve que le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique, que les informations puissent être enregistrées et imprimées et que l’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations (art. R. 1221-39 C. trav.).

Lorsqu’une les informations évoluent au cours de la relation de travail, l’employeur remet au salarié un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification.

Concernant les conséquences du manquement de l’employeur à l’obligation d’information, le décret du 30 octobre 2023 a apporté des précisions sur ce point : pour mémoire la loi du 9 mars 2023 permet au salarié de saisir le conseil de prud’hommes afin d’obtenir les informations après mise en demeure de l’employeur. Le décret ajoute que la saisine n’est possible qu’en l’absence de réponse à la mise en demeure à l’issue d’un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de celle-ci par l’employeur (art. R. 1221-41 C. trav.).

Le décret prévoit également des dispositions concernant les salariés en CDD et les salariés temporaires déjà en poste relatives aux informations sur les postes à pourvoir en CDI : pour rappel la loi du 9 mars 2023 impose à l’employeur de délivrer au salarié en CDD ou intérimaire (ayant une ancienneté de 6 mois) qui en fait la demande, une information sur les postes en CDI à pourvoir au sein de l’entreprise. Le décret du 30 octobre 2023 précise que le salarié doit présenter sa demande par tout moyen donnant date certaine à sa réception (il a droit à deux demandes par année civile). L’employeur dispose d’un délai d’un mois pour fournir la liste des postes en CDI à pourvoir correspondant à la qualification professionnelle du salarié ou de l’intérimaire.

Pour aller plus loin : la directive (UE) 2023/970 du 10 mai 2023 sur la transparence des rémunérations prévoient de nouvelles exigences européennes à transposer d’ici le 7 juin 2026, tendant à renforcer l’application du principe de l’égalité de rémunérations entre les femmes et les hommes par la communication d’information lors de l’embauche et pendant toute la relation de travail.

L’article 5 de la directive prévoit notamment pour les candidats à un emploi, de recevoir de l’employeur potentiel des informations sur la rémunération initiale ou la fourchette de rémunération initiale (sur la base de critères objectifs non sexistes).

Le Premier ministre a annoncé le 16 octobre dernier que plusieurs mesures devraient être prises afin d’anticiper la transposition cette directive.