La procédure de signalement interne du lanceur d’alerte à mettre à jour dans les sociétés de 50 salariés et plus

C’est l’un des signes de notre temps : les affaires médiatiques déclenchées par un lanceur d’alerte se succèdent et dépassent d’ailleurs largement ce cadre. Leur récit fait régulièrement l’objet d’adaptations cinématographiques remarquées (Snowden, The Laundromat…), et même de fictions à succès (comme le retentissant Don’t look up).

De quoi susciter des vocations ? C’est le postulat du législateur qui a récemment amélioré le régime de protection des personnes qui révèlent utilement certaines informations sensibles (ayant notamment trait à la violation de règles de droit ou à d’autres formes de menace ou de préjudice pour les intérêts de la société).

La procédure de recueil et de traitement des signalements des lanceurs d’alerte, obligatoire pour toutes entreprises d’au moins 50 salariés, a ainsi été redéfinie par un décret, applicable dès le 5 octobre 2022.

• Qu’est-ce qu’un lanceur d’alerte ?

1. La Loi du 21 mars 2022 a assoupli la définition du lanceur d’alerte, qui est une personne physique qui signale ou divulgue sans contrepartie financière et de bonne foi des informations portant sur :

• un crime ou un délit,
• ou une menace ou un préjudice pour l’intérêt général,
• ou une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement, du droit de l’Union européenne, de la loi ou du règlement

Les faits, informations ou documents, quelle que soit leur forme ou leur support, dont la révélation ou la divulgation est interdite car couvertes par le secret de la défense nationale, le secret médical, le secret des délibérations judiciaires, le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaires ou le secret professionnel de l’avocat sont exclus du régime protecteur du lanceur l’alerte.

2. Depuis le 1^er septembre 2022, la protection du lanceur d’alerte « ruissèle » sur deux types d’intervenants :

• les facilitateurs, c’est-à-dire :« toute personne physique ou toute personne morale [(collègues, représentants des salariés, syndicats, associations)] de droit privé à but non lucratif qui aide un lanceur d’alerte à effectuer un signalement ou une divulgation » ;
• les autres personnes liées au lanceur d’alerte lui-même, qui risquent de faire l’objet de l’une des mesures de rétorsion dans le cadre de leurs activités professionnelles de la part de leur employeur, de leur client ou du destinataire de leurs services.

• Quelles sont les trois signalements possibles ?

Le lanceur d’alerte peut :

1. adresser un signalement externe, auprès d’une autorité compétente (Défenseur des droits, autorité judiciaire, DGCCRF,HAS,CNIL…)
2. adresser un signalement interne, selon la procédure mise en place par l’employeur, ce qui est obligatoire dans les Sociétés de 50 salariés et plus.

Le contenu de cette procédure interne a été clarifié par le décret d’application du 3 octobre 2022 (qui a abrogé le décret 2017-564 du 19 avril 2017)

3. Le lanceur d’alerte peut enfin procéder à une divulgation publique, dans certaines hypothèses et notamment celle d’un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt général ou en cas d’échec d’un signalement externe effectué préalablement.

• Focus sur la procédure interne à mettre en place/à jour depuis le 5 octobre 2022

Une procédure simple à mettre en place, adaptable à la dimension d’un groupe

Chaque entreprise concernée détermine l’instrument juridique le mieux à même de répondre à cette obligation et consulte le CSE préalablement à sa mise en place.

Il peut par exemple s’agir d’une simple note de service.

Dans les groupes de Société, des entreprises peuvent adopter des procédures identiques à plusieurs d’entre elles et même mutualiser le canal de réception des signalements (pour les entreprises de moins de 250 salariés).

La procédure interne de recueil et de traitement des alertes internes doit être diffusée par tout moyen assurant une publicité suffisante (exemple : notification, affichage, publication sur le site internet de l’entreprise…)

À noter que le canal de réception des signalements peut être externalisé dès lors que des garanties d’impartialité et de confidentialité sont bien respectées.

Ce que doit prévoir la procédure interne

– Un canal de réception des signalements, dont la forme et le support sont libres.

– Des garanties d’indépendance, d’impartialité et de confidentialité, notamment dans le choix des personnes et/ou du service désigné pour recueillir et traiter ces signalements.

– Un signalement oral peut être prévu (téléphone, visioconférence, rencontre physique…). Des modalités de consignation d’un signalement effectué oralement doivent être prévues, avec comme règle transversale que le consentement du lanceur d’alerte doit être recueilli avant tout enregistrement.

– Un accusé de réception du signalement, dans les 7 jours ouvrés à compter de cette réception.

– Une vérification de la conformité du signalement au cadre de la protection des lanceurs d’alerte

– Les modalités de traitement des signalements, et notamment celle de demander tout complément d’information afin d’évaluer l’exactitude de ses allégations et l’obligation de rendre compte à l’auteur du signalement des suites données à son alerte (clôture, mesures prises consécutivement…)

Nous sommes naturellement à votre disposition pour vous accompagner sur ces sujets.